January 31, 2017

MS Access to web: Case Study Van der Kreeft Vorkheftrucks

MS Access to web = Van Microsoft Access-database tot professionele webapplicatie.

Van der Kreeft verhuurt, verkoopt en onderhoudt heftrucks en transportmiddelen. Het is een bloeiend en groeiend familiebedrijf dat een ambitieuze groeisprong wenst te maken.

De afgelopen vijftien jaar werd de interne logistiek van voorraad, onderhoud, magazijn en verhuurplanning gedaan in een zelf ontwikkeld Microsoft Access programma op een eigen server. Men stond voor de keuze: -of investeren in dit programma -of iets nieuws. Vanwege de beperkingen van Microsoft Access met name bij communicatie naar leveranciers, klanten en eigen monteurs maar ook vanwege de ouderwetse mogelijkheden met formulieren in Access wilde men een professionele web-applicatie laten ontwikkelen, die met het bedrijf meegroeit in de toekomst, steeds met gebruikmaking van de allerlaatste technische mogelijkheden.

Omdat het bij Van der kreeft alleen om motoren en techniek gaat wenste men geen interne automatiseerder aan te trekken. Men zocht een partner die de komende jaren een onderdeel zou worden van het bedrijf en die samen met Van der Kreeft de verantwoordelijkheid wilde aangaan om het systeem op te zetten. Een Must Have was een naadloze aansluiting op het boekhoudprogramma Exact.

Binnen ons ENDROiT-team zochten we iemand die helemaal past bij van der Kreeft. Iemand met ervaring in administratieve processen en het toepassen van allerlaatste technieken bij de ondersteuning en uitbouwen daarvan. Samen met het managementteam heeft ENDROiT een specifiek ERP systeem ontwikkeld dat naadloos aansluit met Exact uniek is voor de branche.

De kern is van dit softwaresysteem is een groot digitaal planbord. Hierop staan online en realtime alle laatste huurperiodes vermeld alsmede de status van de machines die bij klanten staan. Vanaf dit planbord wordt de hele business aangestuurd. Verkopers zoeken op het digitale planbord (met makkelijke en handige filterfuncties zoals bij Funda) naar de geschikte verhuurmachines en maken verhuuroffertes aan zonder ook maar één letter te typen; een paar simpele muisklikken zijn voldoende. De opgestelde offerte wordt eenvoudig en efficiënt doorgemaild naar de klant. Bij online akkoord wordt de reservering omgezet in een contract en wordt het planbord aangepast. Het systeem genereert wekelijkse facturen op basis van de verhuurcontracten welke worden doorgesluisd naar Exact.

Op het digitale planbord wordt ook de transportplanning ingepland. Een speciaal ontwikkeld algoritme berekent aan de hand van bestemmingen en beschikbare vrachtwagens een optimale routeplanning, welke door de chauffeurs online kan worden ingezien, uitgevoerd en opgevolgd. Inclusief de laatste, door het hoofdkantoor doorgevoerde, online wijzigingen.

De volgende fase is het onderhoud en, niet onbelangrijk, de verdere ontwikkeling. Naast een support-, hosting- en onderhoudscontract waarin ENDROiT 99% uptime garandeert, worden de volgende softwarewensen besproken en door ENDROiT als prototypes gepresenteerd.

Een van die modules is om een dedicated (zelfstandig werkende) smartphone app te maken voor de monteurs en chauffeurs zodat ze via een smartphone instructies krijgen over de volgende bestemming of problemen met trucks. Maar ook om een vlotte levering of ophaalactie vast te leggen met foto’s, locatie en bijkomende meldingen. Allemaal online dus direct zichtbaar en verwerkbaar op het hoofdkantoor.

endroit-2

Deel van het digitale planbord waar verkopers en planners de situatie kunnen bekijken. Door te klikken of tikken op een dag kan een offerte of contract worden aangemaakt of gewijzigd.

Links kan een soort van Funda zoekkolom worden uitgeschoven, waardoor op allerlei zoekcriteria het geschikte verhuurobject gevonden wordt.

Offertes, contracten en transporten worden ingepland en gewijzigd door te klikken of te tikken op het digitale planbord. Met de muis, of nog makkelijk met een touchscreen.

Technisch

Deze webapplicatie werd door ENDROiT ontwikkeld in PhP met een MySQL backend gehost op een Amazon C2 server.

—–

Bent u ook geïnteresseerd in MS Access to web lees dan onze specialisatie pagina. Wilt u direct meer informatie mail dan naar onze MS Access to web specialist Aernoud Florijn of bel: +31 (20) 421 4636